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Gestire il tempo nell’attività professionale

Partiamo da una metafora: se vi affidassero la gestione di un grande magazzino pieno di scaffali metallici e vi chiedessero di ottimizzare lo spazio cosa fareste? Probabilmente la prima attività sarebbe quella di fare un giro nel magazzino, per conoscerlo, per capire quanto è grande e il tipo di merce che dovete sistemarvi all’interno. Una volta creata una mappa mentale del magazzino (forma, metratura, altezza) immagino che la seconda attività sarebbe quella di guardare il tipo di merce che dovete sistemare, se è fatta di scatoloni, se ha una forma regolare o irregolare, la quantità complessiva della merce, il peso, la fragilità per decidere cosa va sotto e cosa sopra.

Poi, come terza attività probabilmente verifichereste la presenza di strumenti o attrezzature per sollevare la merce, muletti, carrelli e persone che vi possono dare una mano.

A quel punto, una volta che abbiamo maggior conoscenza della situazione, istintivamente faremmo una verifica delle nostre capacità e delle nostre risorse e limiti: se soffriamo di ernia al disco non è proprio il caso di sollevare pesi, se abbiamo 30 anni è una cosa, se ne abbiamo 70 è un’altra. Stiamo facendo, in sostanza, più o meno consapevolmente un check di noi stessi e delle nostre risorse e limiti.

A questo punto del percorso passeremmo ad organizzarci per ottimizzare il lavoro, quindi pianificheremo. Sceglieremmo insomma cosa fare per primo, cosa per secondo, dove mettere i materiali, come, cosa fare noi, cosa delegare ad altri, cosa fare a mano, cosa con gli attrezzi e in  funzione del tempo a disposizione, il ritmo da tenere. In sostanza, stiamo pianificando una strategia di azione. Quindi passiamo all’azione seguendo le tappe e le modalità che abbiamo deciso.

Quale potrebbe essere l’alternativa a questo comportamento? Procedere a testa bassa cominciando a mettere a posto tutto ciò che ci capita davanti nel miglior modo possibile senza una strategia, una direzione, un obiettivo se non di eliminare più cose possibili.

Ebbene, la nostra giornata è come quel magazzino con innumerevoli cose da fare e con imprevisti ad ogni angolo. Quale strategia siamo soliti usare? Pianificare e programmare, oppure andare a braccio?

…ah dimenticavo: sarebbe stata opportuna una domanda iniziale e cioè “devo mantenere tutto o ci sono cose che si possono buttare via o ignorare”? Già, perché lo spazio è limitato e ad un certo punto si esaurirà, quindi sarebbe meglio procedere in ordine di priorità, cioè le cose importanti prima e poi quelle meno  fino alle superflue. Così è anche per il nostro tempo di 24 ore al giorno, limitato e quindi andrebbe scelto con consapevolezza e lungimiranza come impiegarlo.

La gestione equilibrata e strategica del tempo è qualcosa che si impara e si coltiva, giorno per giorno. C’è chi è più portato e chi meno, ma lavorandoci un po’ sopra tutti ne traggono evidenti giovamenti in tema di risultati lavorativi e di benessere psicofisico.

A questo proposito vedi il Corso La gestione del Tempo nell’attività professionale

Mario Alberto Catarozzo



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