Mettiamolo per iscritto, è più efficace! Dal preventivo all’impegno del cliente

Oggi parleremo di due principi, utili nelle relazioni umane, professionali e con noi stessi. Il primo è il principio di reciprocità che spinge gli altri a ricambiare ciò che hanno ricevuto. Il secondo è il principio dell’impegno scritto, utilissimo per chiarire gli impegni e gli obiettivi. Annotarsi un risultato che vogliamo ottenere, formularlo per iscritto, cambia il nostro atteggiamento, rendendo quella che era un’idea di massima, un pensiero, in una meta prefissata verso la quale abbiamo preso, anche con noi stessi, un impegno nero su bianco che tenderemo a rispettare di più e a ricordare meglio.

Il semplice gesto di mettere per iscritto un obiettivo fa sì che il nostro atteggiamento cambi da “passivo” ad “attivo” verso la meta stessa. Questa è anche la ragione per cui molti accordi vengono messi per iscritto, contratti o meno: per chiarirne i contorni, delimitarne il perimetro, ricordarli in futuro e assumersi attivamente l’impegno a portarli a termine. Lo stesso principio che vale con noi stessi vale anche con gli altri.

Pensiamo ai nostri clienti, per esempio, piuttosto che ai nostri collaboratori. Quanto ai clienti mi rifaccio alla polemica sorta di recente sull’opportunità del preventivo da parte del professionista. In realtà, a bene vedere, il preventivo poteva essere solo una faccia della medaglia, solo la prima parte. Se questo infatti da un lato “esponeva” il professionista ad assumere, appunto, un impegno di massima di tempi, costi e strumenti, dall’alto poteva essere visto come il primo step di un accordo scritto dove, anche se non obbligatorio per legge e “in più”, al cliente poteva essere richiesto di assumersi a sua vota degli impegni verso il professionista. Un po’ quello che accade nella mediazione familiare, dove chiariti i termini della mediazione, il mediatore prima di dare inizio al percorso mediativo sottoscrive con la coppia in mediazione un contratto di mediazione dove vi sono le regole da seguire per entrambi e gli impegni reciproci assunti. L’obiettivo? Chiarire per tutti il ruolo e le modalità e assumersi nero su bianco un impegno.  Non sto parlando qui, come molti possono pensare, del valore “legale” di un contratto scritto tra cliente e avvocato, oppure tra commercialista e cliente, né della sua opportunità giuridica. Sto parlando di comunicazione ed efficacia della stessa, di opportunità in termini di relazione e di impegni assunti da entrambi.

Qui entra anche in gioco il principio di reciprocità, appunto. Io professionista mi comporto in modo trasparente, ti vengo incontro ascoltandoti attivamente, prendendo parte alla tua vicenda personale e giudiziaria, adoperandomi al meglio per assisterti in questo percorso e tu cliente dimostrerai un equivalente atteggiamento di correttezza, fiducia, collaborazione. Tutto ciò tornerà utile, non solo durante il rapporto professionale, ma anche al termine di esso, quando cioè la parcella professionale va saldata. Questo, come sappiamo è un problema che sta affliggendo molti professionisti oggi: i clienti non pagano. Ora tolti quelli oggettivamente senza soldi e quelli “atavicamente fetenti”, per gli altri il far mettere per iscritto l’impegno a seguire determinate regole e a pagare l’attività del professionista può essere un ulteriore passo che aumenterà la probabilità del saldo parcella.

L’impegno scritto vale anche poi con i propri collaboratori. Molti professionisti vedo ancora oggi che non hanno l’abitudine di fare periodicamente riunioni in studio. Questo perché sono in pochi, si parlano spesso davanti al caffè, oppure a pranzo o nei corridoi. Ma cosa comporterà non fare mai riunioni? Che non si ha un momento e un luogo deputato al confronto, non si hanno punti di riferimento in merito e si va “a caso”. Ma soprattutto ciò che ci diciamo resta aria, parole. Non si ha cioè l’abitudine di rinforzare con la scrittura ciò che diciamo e gli impegni che ci assumiamo. Ecco poi i “mi sono dimenticato, scusa”, “mi è passato di mente”, “non ricordo che ne avessimo parlato”, “hai ragione, ma sai tra le mille cose…”. Vi ricorda qualcosa?

Bene, c’è modo di fare diversamente? Sì, ed è semplice, a portata di mano. Fissiamo riunioni periodiche, con un timing preciso – durerà 1 ora – regole recise – niente cellulari…. portare penna e carta – e chiediamo che ciascuno si segni i propri impegni e incarichiamo la segretaria o chi per esso che dovrà mettere per iscritto (la riunione) e la manderà via mail a tutti i partecipanti. Solo così ciascuno presterà debita attenzione ai temi della riunione, rifletterà meglio sul proprio ruolo e uscirà con un piano di azione e degli impegni scritti a cui sarà sin da subito chiamato a rispondere.

Quindi ora agenda alla mano e segnatevi questo primo impegno: venerdì 7 aprile 2012 si terrà a Bologna il corso La negoziazione strategica per professionisti, dove approfondiremo queste molte altre tematiche per negoziare nel business e nei conflitti, in studio e fuori dallo studio professionale.

L’evento formativo è accreditato dall’Ordine degli Avvocati di Bologna e riconosce 7 crediti formativi.

Per informazioni e iscrizioni clicca qui.

Buon week end!

Bye bye

Mario Alberto Catarozzo



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