Organizzazione dello Studio professionale: organigramma e funzionigramma


Una tempesta, questo è ciò che ha investito il mercato professionale cogliendo impreparati i professionisti. E questa tempesta pare destinata a durare a lungo. Dopo, nulla sarà più come prima. Forse meglio, chissà, ma diverso.

Questa è in estrema sintesi la situazione che il mondo professionale sta vivendo in questi anni di profondo cambiamento culturale.

Se di una tempesta si tratta, meglio attrezzarsi a dovere, cosa dite?! Non ci imbarcheremmo mai su una banca a vela o a remi se davanti a noi ci fosse un urgano da affrontare; in quel caso cercheremmo l’imbarcazione che possa garantire la maggior sicurezza possibile.

Bene, proviamo a traslare nel settore professionale l’esempio fatto per capire se le scelte che stiamo operando sono dettate da una strategia, oppure da abitudine.

L’organizzazione diventa così l’imbarcazione con cui ci apprestiamo ad affrontare il futuro, che poi sia fatto di tempeste e uragani lo vedremo, intanto ciò che sappiamo è che di turbolenza e mare mosso ce ne sarà parecchio.

Che fare? Organizzarsi è la parola magica! Organizzarsi, strutturarsi, rinforzarsi mantenendo molta flessibilità. Ma come – si potrebbe pensare – le due cose non sono antitetiche? Non proprio. Infatti bisognerà imparare ad avere i piedi per terra ed essere molto organizzati e nello stesso tempo avere una mente aperta che sappia essere lungimirante e sappia velocemente apportare gli adeguamenti del caso, prima di esserne costretti.

Se la struttura organizzativa che man mano si va delineando come per la maggiore è lo Studio associato, questo comporta chiarezza di ruoli e funzioni al suo interno, procedure definite e condivise, obiettivi e vision comune, capacità relazionali al proprio interno, piani di crescita delle persone, cura dell’immagine e dei particolari, modelli di business. Senza è come avere una grande zattera alla deriva.

Ciò che nella mia attività di coach e consulente per gli studi professionali spesso noto è la mancanza di un funzionigramma chiaro e definito (chi fa che cosa), oppure la sua presenza senza una reale corrispondenza di ruoli e funzioni nella realtà. Detto in altro modo, in alcuni casi manca un funzionigramma sulla carta, in altri resta solo sulla carta.

Chiariamo subito che ruolo e funzione non necessariamente coincidono. Possiamo avere più persone che occupano lo stesso ruolo, ma con funzioni diverse, per esempio.

L’organigramma indica quali saranno gli organi, appunto, dell’organizzazione (cuore, polmoni, fegato); il funzionigramma indica cosa ciascuno è chiamato a fare (pompare sangue, ossigenarlo, depurarlo). Le due cose sono necessarie e avere solo una delle due vuol dire lasciare buchi nell’organizzazione che si manifesteranno presto sotto forma di inefficienza.

Facciamo un esempio di come potrebbe essere un organigramma in uno Studio associato:

–       Comitato dei soci

–       Managing partner

–       Partners

–       Associates

–       Of Counsel

–       Responsabile si sede

–       Responsabile di divisione (team leader) o practice area

–       Office manager

–       Responsabile privacy

–       Responsabile qualità

–       Responsabile IT

–       Responsabile marketing e comunicazione

–       Responsabile Formazione

–       Responsabile HR

–       Responsabile amministrazione

–       Responsabile segreteria

Le relazioni gerarchica e funzionale tra i vari organi potrà variare da struttura a struttura, così come i compiti. Il funzionigramma serve proprio a quello, a definire chi fa che cosa. È importante? È fondamentale:

  • prima di tutto perché in questo modo è data una delega ufficiale con relativo perimetro di azione in modo che non ci si pestino i piedi e nello stesso tempo non restino vuoti (nessuno fa certe cose);
  • in secondo luogo, ciascuno in Studio saprà a chi si deve rivolgere per ogni esigenza;
  • in terzo luogo perché chi ha delegata una certa funzione non solo provvederà a gestirla, ma dovrà renderne conto e sollecitare interventi;
  • in quarto luogo, perché solo in qesto modo potremo garantire efficienza, senza spreco di tempo inutile con attività duplicate, fatte da chi non sa le cose o con dietrofront improvvisi a seconda di chi ci mette mano.

Entreremo più nel dettaglio nelle prossime puntate, per ora cominciate a mettere mano all’organizzazione e alla distribuzione di funzioni. in modo chiaro, mi raccomando.

Buon lavoro!

Bye bye

Mario Alberto Catarozzo

@MarAlbCat

 



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