Ottimizzare i tempi nella professione: come gestire le email in Studio

L’email è diventata compagna onnipresente delle nostre giornate. Siamo talmente abituati ad interagire con questo strumento che se per un po’ non ne riceviamo una sorge una sorta di disagio, di preoccupazione che il client di posta non funzioni, che non vi sia connessione Internet…insomma notiamo un qualcosa di strano rispetto alla “normalità”. E già questa considerazione parla da sé…

L’uso della email anche nell’esercizio della professione è diventato imprescindibile: sul computer di Studio o sui device mobili le email scandiscono le giornate lavorative. Non sempre ci si è soffermati, tuttavia, a considerare l’effettiva utilità, e quindi il miglior utilizzo dello strumento posta elettronica, né a considerare le diverse tipologie di email.

La posta elettronica nasce per sostituire la posta cartacea, quindi principalmente per supportare allegati (attachment). Comoda, indubbiamente, pian piano si afferma come un veloce strumento di comunicazione per prendere accordi, per trasmettere informazioni, per confrontarsi, per chiarirsi e…come prova documentale! Quest’ultima funzione ben presto prende il sopravvento nelle abitudini collettive: scrivo tutto e tengo tutto, non si sa mai che un giorno mi serva come prova… E così le caselle di posta elettronica, giorno dopo giorno, si gonfiano secondo un processo alluvionale di sedimentazione cronologica. Ben pochi, infatti, organizzano la posta elettronica ricevuta e inviata in cartelle dedicate al cliente, alla pratica, al progetto; la maggior parte lascia depositare nel calderone del tempo email dopo email, sapendo che all’occorrenza con una veloce ricerca per mittente o per oggetto…salterà fuori dal mucchio. Nelle organizzazioni, poi, e in questo anche gli studi professionali non si sottraggono, alle email inviate a noi come destinatari si sommano le email ricevute in copia conoscenza (Cc) o in copia conoscenza nascosta (Ccn) dei nostri collaboratori che, perché non si sa mai, per delega ricevuta o semplicemente per abitudine, ci mettono in copia (dove restiamo poi in tutta la sequela di risposte e controrisposte).

Ci siamo mai chiesti a fronte dei potenziali vantaggi quali possono essere i costi in termini di tempo e di stress? Ogni email ricevuta richiede attenzione, da pochi secondi a minuti, ma intanto richiama la nostra attenzione. Ciò, quando stiamo facendo altri lavori, comporta dover staccare da ciò che si sta facendo e occuparsi della email, non fosse altro per vedere mittente e oggetto e così valutare il da farsi. Dopodiché bisogna riprendere, con nuovo sforzo di concentrazione, l’attività interrotta. Provate a moltiplicare per decine e decine di volte questa operazione durante la giornata e capirete quanto tempo ed energia è dedicata a questa attività che frammenta e interrompe di continuo il flusso del vostro lavoro. Molti lo chiamano multitasking; in realtà, tale abitudine non porta a ridurre i tempi di lavoro, bensì ad aumentarli e con essi lo stress.

Esiste una soluzione? Ma certo. Prima di tutto è utile prendere consapevolezza delle nostre abitudini quotidiane in fatto di email. Quante ne mandiamo, di che tipo, a che fine, a chi? E poi: quante ne riceviamo, quante interne dai collaboratori e quante esterne dai clienti? Potremmo continuare chiedendoci come le gestiamo: rispondiamo subito a tutte per l’ansia di dimenticarci? Rispondiamo solo alle più urgenti? Solo alle più importanti? Le altre le segniamo come “da leggere”, così da non dimenticarsi? Organizziamo le email nel client di posta, eliminando quelle inutili e archiviando con un criterio le altre, così da poterle recuperare facilmente? Siamo consapevoli dello scopo che intendiamo raggiungere con la nostra email o la utilizziamo flat, per tutte le stagioni?

Esistono a questo proposito email organizzative, informative, interlocutorie, decisionali, di supporto ad allegati, di aggiornamento, formative, promozionali, riassuntive. E poi esiste, sopra tutte, la email con funzione documentale, a memoria dei posteri, non si sa mai.

La email è un argomento ampio che richiede più di un approfondimento, che faremo a puntate. Ricordiamoci, per concludere, che la email non nasce per gestire situazioni di urgenza, bensì per comunicare in modo più veloce e per raggiungere il destinatario nelle situazioni più disparate in cui non può rispondere a telefono (in riunione, una volta sceso dall’aereo, finita l’udienza, in vacanza, fuori dall’orario di ufficio ecc.). Infine, ricordiamoci che la email è uno strumento di comunicazione che, in quanto utilizza il solo canale comunicativo verbale (scritto in questo caso), si presta particolarmente ad equivoci: chi scrive, infatti, codifica nelle parole utilizzate una propria intenzione, ma chi legge interpreta in base al momento, allo stato d’animo, alle conoscenze, alla propria esperienza e ai propri filtri il messaggio attribuendogli significati che potrebbero essere distanti dalle intenzioni del mittente. Provate a pensare quante volte avete scritto una email con una intenzione e il destinatario ne ha percepito e ricostruito un messaggio completamente diverso. La email non andrebbe usata, dunque, mai per chiarimenti o confronti; molto meglio il telefono e ancor di più un bel confronto vis a vis.

A presto!

Bye bye

Mario Alberto Catarozzo

@MarAlbCat



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