(Puntata n. 6) Comunicare con i clienti e business development: mettete prima di tutto ordine tra le vostre carte

Quando si parla di business development molti sono portati automaticamente a pensare che ciò voglia dire acquisire nuova clientela. In parte è vero e in parte no. Business development indica tutte quelle modalità e strategie che vi porteranno ad aumentare il business, quindi il giro d’affari dello Studio. Come abbiamo avuto modo di vedere, se un modo di aumentare il nostro giro d’affari è rappresentato dallo sviluppo di nuova clientela e dalle relative strategie funzionali a ciò, un altro modo di aumentare il business è legato ad una miglior gestione della clientela attuale. Ciò presenta a sua volta due aspetti:

  1. migliore gestione nel senso di ottimizzazione di costi e di energie
  2. miglior gestione nel senso di creazione di nuove opportunità di business con i già clienti.

Nel primo caso vorrà dire lavorare, come abbiamo visto, sulla mappatura del cliente in modo da avere una fotografia chiara della situazione (tipo di servizio che stiamo fornendo al cliente, modalità con lo stiamo erogando, tipologia di cliente, possibili esigenze del cliente in funzione della propria attività ecc.) e tutti i dati necessari per avere il controllo dell’attività ed eventualmente apportare varianti che ottimizzino costi e tempi (delegare ad un collaboratore, automatizzare procedure ecc.). Ricordiamoci che meno tempo speso a gestire attività di dettaglio, ripetitive o superflue (incontri col cliente, telefonate, email ecc.) vuol dire avere più tempo per sviluppare nuovi business, per pensare, per programmare e per…recuperare energie.

Nel secondo caso, invece, un buon lavoro di business intelligence sulla clientela porterà a scoprire nuove opportunità per fare business con i nostri clienti attuali (in particolare con clienti aziende). Se un tempo, in sostanza, rispondevamo alle richieste specifiche del cliente, oggi possiamo (e il cliente lo apprezza se ciò comporta per lui valore aggiunto) essere proattivi, quindi propositivi.

Prima di sviluppare nuovo business (o parallelamente ad esso) su nuova clientela, sarebbe dunque assai utile svilupparlo sulla clientela già esistente e per farlo è indispensabile mettere ordine, proceduralizzare, pianificare strategicamente le attività all’interno dello Studio, tra i collaboratori, lo staff, le collaborazioni esterne con altri professionisti. Razionalizzare, insomma, eliminando le fonti di spreco e di dispersione.

Business development 6

Come possiamo dunque mettere ordine? Innanzitutto ricordiamoci che l’ordine materiale spesso corrisponde ad un ordine mentale (e viceversa). Quindi le scrivanie piene di carte, con cumuli di pratiche, fogli sparsi, appunti presi dappertutto, dal post-it al pacchetto delle sigarette, al retro dalla pratica, all’ipad…sono la proiezione dell’affollamento alluvionale di molte attività da svolgere che abbiamo nella nostra mente. Prima osservazione da fare: certo che ciascuno ha un proprio ordine (o disordine) e che lo protegge come un segno distintivo di personalità (c.d. diversamente ordinato) con narcisistica ostinazione. Ma la prima conseguenza è che, così facendo, si troverà gioco forza a lavorare da solo, perché nessuno potrà aiutarlo in quel suo particolarissimo “ordine”. Dunque, se volete passare dal lavorare da soli al lavorare in team, dovete prima imparare a condividere procedure, modalità con altri, in modo che le persone che collaborano con voi possano mettere proficuamente mano a pratiche, procedure, archivi, email, scrivanie ecc. Un passo avanti decisamente opportuno al giorno d’oggi è poi quello di utilizzare gestionali di studio e in generale software che permettono di archiviare e condividere in una sorta di intranet aziendale tutto ciò che richiede un lavoro collettivo.

In un primo momento questo spaventa chi non è abituato, in quanto dovrà mettere mano ad anni di “cattive” abitudini, in cui ripeteva a mo’ di vanto che lui nel suo “casino” aveva tutto sotto controllo e non perdeva nulla. Quindi prima di tutto partiamo dalla nostra mentalità e introduciamo salutari cambiamenti che porteranno anche chi non è abituato a lavorare con gli altri. Poi procediamo all’acquisto di un software gestionale ben fatto che, dopo l’investimento economico e di tempo per imparare ad usarlo, restituirà a piene mani i suoi benefici. Infine, creiamo procedure (policy) interne allo Studio perché tutti abbiamo regole chiare e univoche da seguire sul come utilizzare il gestionale, quando, perché ecc.

I vantaggi saranno evidenti poco dopo: quella famosa piramide organizzativa nata per scaricare sui collaboratori di Studio un po’ di pressione e poi (haimé) giratasi contro il suo stesso creatore (il titolare di Studio) facendo gravare su di sé tutto il peso (nel rivedere atti, ricontrollare attività, completarle ecc.), finalmente tornerà al suo assetto naturale, cioè con il vertice in alto e la base su ci scaricare la pressione verso il basso.

Fatto ciò, sarete pronti a decollare verso un reale, strategico e monitorato sviluppo del business, come vedremo nella prossima puntata.

Per chi voglia approfondire temi dell’organizzazione, riunioni, delega, feedback, pianificazione delle attività suggerisco di leggere il volume Gestire il tempo nell’attività professionale.

Bye bye

Mario Alberto Catarozzo

@MarAlbCat

 

Leggi anche:

(Puntata 1): Comunicare con i clienti e business development: la reputazione del professionista 2.0

(Puntata 2): Comunicare con i clienti e business development: generalisti o specialisti?

(Puntata 3): Comunicare con i clienti e business development: gli strumenti della comunicazione

(Puntata 4): Conunicare con i clienti e business development: business intelligence

(Puntata 5): Comunicare con i clienti e business development: il professionista che crea valore



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