Riunioni in studio, senza sapere che…

Ricordo nel mio passato in redazione le numerose riunioni a cui bisognava partecipare e a cui nessuno, più o meno, partecipava con piacere. Ore trascorse senza sapere esattamente dove si andava a parare, cominciate il più delle volte in ritardo e finite per “abbandono” dei partecipanti uno ad uno. Ciascuno aveva la propria scusa per andar via prima: chi una telefonata da fare, chi un incontro, chi un’urgenza…
Neanche a dirlo, poi, erano sempre gli stessi a parlare e gli altri sempre, passivamente, a subire fiumi di parole. Il capo in questo ha sempre lo ius primae noctis: prende la parola per primo e non ama essere contraddetto. Ecco che la riunione velocemente diventa una pseudo farsa, stile monologo, a volte sfogo, a volte cazziatone generale.
E che dire quando manca un canovaccio e la riunione sembra la festa dell’improvvisazione; oppure quando non si sa esattamene quando finirà e non ti permette di organizzare gli altri impegni successivi.

La riunione: strumento inutile

Insomma, di riunioni mal gestite e preparate penso che tutti ne abbiamo esperienza diretta. Ecco, di quelle effettivamente non c’è bisogno in studio; quelle sono altre fonti di perdita di tempo e di inefficienza.
Il problema, tuttavia, non è mai la riunione in sé, che è uno strumento, bensì come viene usata. È come dire che l’automobile è un problema perché può provocare incidenti; l’automobile è solo uno strumento, è l’uso che se ne fa che lo rende utile, inutile o addirittura dannoso. La stessa cosa vale per le riunioni: se sono mal organizzate e mal gestite, allora sono ulteriore fonte di disorganizzazione e dispersione di energie in studio. Se, al contrario, sono ben utilizzate, possono rappresentare importanti strumenti di miglioramento dell’efficienza di un’organizzazione.

I tre momenti della riunione

C’è sempre un prima, un durante e un dopo. Anche per la riunione è così. Sono 3 le fasi di una riunione che si rispetti:

  1. PREPARAZIONE
  2. GESTIONE
  3. CONCLUSIONE

Preparazione

Perché possa essere efficace la riunione va preparata. Pertanto qualcuno dovrà avere l’incarico di raccogliere i punti da trattare, li dovrà formalizzare come ordine del giorno e anticipare per iscritto (mail) ai partecipanti. Perché? Le persone sapranno di cosa si parlerà si potranno preparare e potranno seguire meglio lo svolgimento della riunione.

Gestione

Eccoci al momento fatidico, siamo in riunione! Chi ha l’incarico di gestire la riunione dovrà aprirla (in orario), anticipare i punti da trattare e “battere i tempi”, dando e togliendo la parola ai partecipanti e richiamando l’attenzione in caso di sviamento o distrazione.

Conclusione

“Verba volant e scripta manent” dicevano i nostri antenati. Pertanto una buona abitudine è affidare a qualcuno l’incarico di fare un breve report della riunione, che dovrà essere inviato ai partecipanti, così che possano verificare di aver capito e ricordare i punti fondamentali, soprattutto se hanno ricevuto dei “to do” da portare avanti.

Il timing in riunione

Se volete che le persone prestino attenzione, è necessario che la riunione duri poco. Al massimo un’ora, un’ora e mezza, non di più. Piuttosto fatele più spesso, ma più brevi. La curva dell’attenzione non regge più a lungo. Inoltre dopo un po’ l’ansia di tutto quello che abbiamo in sospeso da fare prende il sopravvento. Mi raccomando: siate puntuali con l’orario di inizio e di fine della riunione.

La location

“Ci siamo parlati davanti ad un caffè”; gliel’ho accennato a pranzo; ci confrontiamo nei corridoi; “ne parliamo in macchina”… Sono riunioni queste? No di certo. Possono essere utili confronti, ma non sono certo riunioni. Le riunioni hanno un loro preciso dna, regole precise. Una di esse è che devono essere svolte in sala riunione e non dove capita. Le persone impareranno così ad ancorare a quel luogo un certo stato d’animo e una certa attenzione.

Nel mio libro LA GESTIONE DEL TEMPO NELL’ATTIVITÀ PROFESSIONALE potete trovare con maggior profondità la spiegazione di tutte le regole per gestire efficacemente le riunioni e molti altri strumenti di gestione e organizzazione delle attività.

Nel corso LA GESTIONE DEL TEMPO NELL’ATTIVITÀ PROFESSIONALE affrontiamo invece le metodologie di organizzazione del tempo e mettiamo in pratica con esercitazioni tali tecniche, per renderle subito operative.

A presto!

Mario Alberto Catarozzo

Leggi l’ottava puntata dell’ebook “L’ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE

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