Un nuovo approccio alla gestione del tempo per professionisti. In 7 facili passi!

La settimana scorsa mi è capitato di uscire a pranzo con un mio vecchio amico che nella vita ha scelto di fare l’avvocato. Riuscire a concordare l’appuntamento non è stato facile. In tutto due settimane di tempo, diversi sms e alla fine due telefonate. Non male, ho pensato. Una volta con le gambe sotto al tavolo, finalmente, si sono consumati tanti racconti, dal periodo grigio per i clienti che non pagano, ai progetti di fondere lo studio con un altro così da essere più competitivi sul mercato, fino al classico evergreen: non ho il tempo neppure per respirare. E qui mi ha toccato nel vivo, è entrato nel mio di campo. Quindi come una palla da biliardo colpita verso la buca mi attivo. Nella mia testa scorrono diverse domande come i sottototitoli del telegiornale: sarà abituato a fare una programmazione, almeno di massima, delle sue attività? Saprà al mattino quali sono le due-tre attività importanti e quali invece quelle urgenti? Avrà qualcuno a cui delegare le attività meno importanti e quelle più urgenti? Si fermerà a metà giornata a fare il punto intermedio delle situazione prima di ripartire il pomeriggio? Ma prima: si fermerà a metà giornata o farà tutta una tirata fino a sera? 

Sollecitato da questi dubbi, faccio la prima domanda, con la sensazione di chi affonda il coltello nel burro. “Scusa ma hai provato a fermare la giostra per qualche minuto e con penna e foglio farti una semplicissima lista in cui da una parte metti le attività della giornata importanti, cioè quelle che rappresentano un investimento (in tutti i sensi) e quelle urgenti, quindi quelle che non puoi rimandare?”. “Se fosse così semplice – mi risponde – non starei in questa situazione. Non ho il tempo neppure per fermarmi a programmare, come dici tu. E poi, ti devo dire la verità, io sono bravissimo a non seguire i programmi, per cui se mai mettessi giù un piano della giornata sicuramente farei diversamente”. “Sono abituato – dice quasi con rassegnazione – ad andare “a braccio”. E poi la mia giornata è assolutamente imprevedibile, caotica, con clienti che pretendono con urgenza ogni cosa, con casini che saltano fuori ogni due per tre. Insomma, grazie dei consigli, ma nel mio caso non valgono”. Già – penso – nel tuo caso non valgono. Nè più né meno quello che mi hanno detto altri cento prima di te e che probabilmente potrebbero diventare centomila se allargassi l’indagine. 

Ciascuno di noi ha mille casini, come si suol dire. Ciascuno nella propria attività affronta mille imprevisti al giorno. Non penso che ci sia un professionista che risponderebbe che la propria attività è tranquilla, prevedibile, programmabile. Ciascuno ha propri motivi per dire che per lui non vanno bene queste “teorie” sulla gestione del tempo. Che sono tante belle parole. Che è inserito in un meccanismo infernale da cui non può uscire. Che il suo lavoro è così e basta.

Suona quasi come una condanna, non credete?

E’ tutta una questione mentale invece. In fondo è più facile di come sembra da lontano. Da lontano appunto, perché ciascuno per abitudine e “pigrizia mentale” se ne tiene ben lontano e fa una fatica, paradossalmente, enorme ogni giorno. Le giornate affrontate “a caso”, “a braccio” sono faticosissime, perché sono polverizzate di mille micro attività a basso valore aggiunto che ci stressano e ci portano via concentrazione, energia e…tempo! Sono queste micro attività che ci fanno arrivare a sera con la sensazione di essere stati su un ottovolante e di non aver il controllo della situazione. Piacevole? Non direi?

Per di più, alla lunga questo stile di vita impatta anche sull’autostima e sulla motivazione a svolgere la nostra attività professionale che ci piaceva tanto all’inizio. Ma a queste condizioni di piacevole resta ben poco….

Imparare a programmare la giornata e la settimana è assolutamente salutare, opportuno e alla portata di ciascuno di noi. Si tratta di acquisire una nuova abitudine.

Vediamo come.

1. Come  tutti i cambiamenti, la prima cosa da fare è prendere coscienza di come ci approcciamo oggi al nostro tempo (meglio sarebbe dire, alla gestione delle nostre attività).

2. Il secondo passo è introdurre gli oggetti della programmazione come compagni di viaggio nelle 24 ore giornaliere: chi si trova bene vecchio stile può utilizzare una agenda e una matita, chi è più proiettato verso la tecnologia si avvarrà di uno smartphone o un tablet (io per queste cose viaggio ancora in analogico, niente di più bello di carta e penna!).

3. Il terzo step vede l’introduzione di un elemento fondamentale per ogni piccola o grande metamorfosi: la motivazione. Ci dobbiamo dire perché ne vale la pena; cosa ci possiamo guadagnare imparando una gestione più efficace del tempo. Questa sarà la nostra benzina che non ci lascerà a piedi a metà strada. Pensiamo, per esempio, se riuscissimo a recuperare un’ora al giorno cosa ci piacerebbe fare in quell’ora “in più”. Metteteci qualcosa di piacevole e gratificante per noi stessi piuttosto che lavoro aggiuntivo! Quell’ora dalle 18 alle 19 la dedicherò a stare con i miei bambini per giocare con loro. Stanno crescendo e io me li sto perdendo. Ne vale la pena? No di certo. Oppure: quell’ora la dedicherò al mio benessere, ad andare in piscina a nuotare. Dopo, tra l’altro, renderò anche di più sul lavoro. Quell’ora me la dedicherò a farmi un bell’aperitivo con gli amici, una corsa, shopping; insomma, per ciascuno ciò che piace. Perché nell’arco delle 24 ore se non facciamo per almeno un’ora un’attività piacevole, allora dobbiamo parlarne, così non ha molto senso, non pensate? E non ingannatevi dicendo che è solo un periodo, che solo in questa fase ecc. ecc. Procrastinare è il modo più diffuso di prendersi in giro da soli…

4. Siamo al quarto step. A questo punto fissate un orario del mattino in cui sapete di poter godere di un po’ di tranquillità per dedicare 15 minuti alla programmazione della giornata. Potete farlo a casa in cucina mentre fate colazione se non avete bambini vocianti che reclamano attenzione; oppure, in bagno per chi lo ha eletto sua seconda patria passandovi ore come in biblioteca; oppure in treno per chi fa il pendolare e ha lunghi tragitti da percorrere; oppure ancora, in ufficio se arrivate presto (prima delle telefonate e delle email da gestire). Questi quindici minuti serviranno per stilare una prima lista con le attività della giornata che ritenete di dover/voler affrontare.

5. Il passo successivo sarà quello di classificare le attività che avete indicato. Per riprendere i quadranti di Covey, potete distinguerle in quattro categorie: a) quelle importanti e urgenti, b) quelle importanti e non urgenti, c) quelle urgenti e non importanti, d) quelle non importanti e non urgenti. Ebbene le prime sono quelle da fare subito; ma se ne avete tante di queste attività, vorrà dire che vi siete organizzati male finora e quindi si sono accumulate sotto scadenza molte attività importanti. Sarete, ovviamente stressati, molto! 

6. A questo punto scegliete quali attività delegare ai vostri collaboratori (sui principi di una buona delega ne abbiamo già parlato in un precedente post) e quali meritano di essere svolte direttamente da voi. Se non riuscite a delegare perché non avete i collaboratori giusti a cui delegare…beh allora si aprono altre considerazioni sul team di lavoro e la sua organizzazione. Quindi sulle attività a voi riservate passiamo all’azione. Ovviamente una certa elasticità nella programmazione è utile perché l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.

7. Ultimo passaggio lo troviamo alla sera prima di dismettere i panni da lavoro. E’ il momento della verifica. Qui i nostri amici penna e carta ci tornano nuovamente utili. Depenneremo ciò che abbiamo portato a termine e ricollocheremo nella nuova programmazione dei giorni successivi le attività non svolte e rinviate. Qual è il valore della verifica? Fermarsi un attimo a riflettere sull’andamento. Fermarsi un attimo per capire se la strategia che stiamo usando è utile oppure no. Fermarsi un attimo per vedere quante cose abbiamo fatto in una giornata. 

Per concludere un suggerimento: accanto alla consapevolezza, ciò che va coltivata sin da subito è una nuova mentalità che sostituisca la quantità alla qualità. Mi spiego meglio. Se non fissiamo le attività da svolgere e le priorità, è tutto flat, sono tutte uguali. Quando saremo soddisfatti allora? Quando avremo lavorato tante ore, quando avremo fatto tante cose. Per chi poi vive col senso di colpa affianco, devastarsi di lavoro è l’unico modo che conosce per sentirsi in pace con se stessi. Della serie “ho fatto tutto quello che potevo fare, più di così non posso”. 

Invece, se la mentalità diventa “faccio tutto ciò che mi sono programmato”, quando avrò portato a termine quelle attività predefinite sarò soddisfatto. Troverò il tempo per fare eventualmente un surplus di attività – di cui sarò orgoglioso e non frustrato – e troverò il tempo per prendermi anche un po’ cura di me.

Autostima, qualità di vita e chi ci sta affianco ringrazieranno!

Per chi vuole approfondire questi temi e metterli in pratica segnalo il corso La gestione del tempo nell’attività professionale che si terrà a Milano venerdì 30 marzo 2012. Per informazioni e iscrizioni clicca qui.

A presto!

Bye bye

Mario Alberto Catarozzo



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